Hogyan válasszunk számlázó programot 2017-re?

A folyamatos törvényi változásoknak és vállalkozása igényeinek megfelelő könnyen használható számlázó programot nem könnyű megtalálni.  Az első nehézséggel akkor találkozunk, amikor elhatározzuk, hogy egy kattintással, gyorsan kiválasztjuk az új munkánkat megkönnyítő számlázó programunkat az úgyis nagy kínálatból…

…a program kiválasztását a legtöbb felhasználó a kereső oldalakon kezdi, úgy hogy egyszerűen begépeli a „Számlázó program” szót és a keresőóriás első oldalas találatait megtekinti. Sokan azt feltételezik, hogy a találatok első oldaláról érdemes választani szoftvert, pedig a jó marketing nem mindig egyenlő a jó programmal. Mivel az elhatározásunk gyors volt, hajlamosak vagyunk az első jónak tűnő ajánlatot elfogadni, így a beüzemelést követően szembesülünk azzal, hogy „ez tök jó, de hol tudok árajánlatot készíteni, vagy nem találom a többnyelvű számla sablonokat, és tényleg nincs telefonos ügyfélszolgálat?”

Ezért a legfontosabb tanácsunk, hogy mielőtt kiválasztja cége új Számlázó programját a következőkkel érdemes tisztában lennie, ahhoz, hogy vállalkozása igényeinek megfelelő programot kapjon.

Tipp:

Ha van ingyenes próbaverzió, akkor töltse le és próbálja ki még vásárlás előtt!

A következő 7 kérdést érdemes végiggondolni!

  • Raktárkészletet szeretne kezelni?

  • Ha igen, akkor több telephelyet is kell, hogy kezeljen?

  • Forintban és Devizában (€ vagy $) is szeretne számlázni?

  • Több kollégája is használná egyszerre a programot?

  • Távszámlát vagy E-számlát szeretne küldeni?

  • Meglévő rendszeréből szeretné adatait importálni?

  • Díjbekérőt, Árajánlatot, Szállítólevelet, Előlegszámlát, Részszámlát vagy Stornó számlát szeretne kiállítani?

Miért fizetnék, ha Ingyen is van?

Az ingyenes számlázó megoldásokról általában kijelenthető, hogy egy alap program tudásánál is kevesebb funkcióval rendelkeznek. Nem nyújtanak megoldást, ha például több felhasználó használná, vagy előlegszámlát kell kiállítani, vagy csak szeretnénk egy megjegyzést fűzni a számlatételhez. Sőt sokszor még a saját logónkkal sem tudjuk ellátni számlánkat.
Általában használatukat is korlátozzák egy maghatározott ideig, de olyan számlázó programokkal is találkozhatunk, ahol maximalizálva van, hogy hány számlát állíthatunk ki havonta vagy összesen.

Symbol Tech

A fejlesztő céget is vegyük górcső alá!

A fenti kérdéseket megválaszolva, máris egyszerűbb lesz a keresés. Már tisztában lesz vele, hogy mik az elvárásai egy számlázó programmal kapcsolatban.
Azonban érdemes a választott program mellett a fejlesztő céget is górcső alá venni. Egy ideális számlázó program: mindig megfelel a hatályos jogszabályoknak, folyamatosan fejlesztik és frissítik, így biztosak lehetünk abban, hogy a jövőbeni változásoknak is meg fog felelni. Azonnal.
Természetesen fontos az ár/érték, de ne dőljünk be egy látszólagos jó ajánlatnak, amíg nem győződtünk meg 100 %-osan a terméktámogatási díjak nagyságáról. Mert igen, létezik ez a fogalom! Hogy pontosan mit is jelent? Amikor megvásároljuk új számlázó programunkat, annak lesz egy vételára, ami magában foglalja általában a következő szolgáltatásokat: a program + 1 évig frissítések az új jogszabályok alapján + ügyfélszolgálat. Azonban az 1 év letelte után terméktámogatás hiányában a frissítésekről le kell mondanunk. Az viszont egy esetleges törvényi változás vagy NAV vizsgálat esetén magas kockázatot jelent, ezért érdemes évről-évre a terméktámogatást igénybe venni. Ideális esetben a terméktámogatás díja a szoftver vételárának 40%-a (például ha egy számlázó programot megvásárol 8.900 Ft-ért, annak a terméktámogatási díja, a második évtől 3.560 Ft lesz).

Tipp:

Vásárlás előtt mindig kérdezzen rá, hogy a második évtől mennyibe fog kerülni a terméktámogatás! Egyes szolgáltatóknál a követési díj, akár a vételár 90-110%-a is lehet! Igen, jól olvasta: több, mint az eredeti vételára.

Számlázó program funkciók, melyekről nem szabad lemondani!

Számlázás az értékesítés legfontosabb ága! Ekkor köszön vissza a vállalkozásunkba fektetett rengeteg energia! Egy számlázó program esetében ma már elképzelhetetlen, hogy a következőkre: számlázás, előleg számla, részszámla, számla helyesbítés, stornó számla ne nyújtson 100%-os megoldást. Fontos, hogy új szoftvere segítségével többféle vevői bizonylatot lehessen rögzíteni. Az értékesítést kezdheti egy árajánlattal vagy rögtön egy vevői rendelés rögzítésével. Az áru átadását nyugtázhatja egy szállítólevél kiállításával, a pénzügyi tranzakcióhoz pedig számlát kell kiállítania. Bárhogy is kezdi az ügyviteli folyamatot, a bizonylatok közti átmenet gyors, pontos és felhasználóbarátnak kell lennie!

Egyszerűség és gyorsaság – ez a jó programok legfontosabb ismérve. Ha minden érthető és átlátható, a hibázás lehetősége minimális. A szoftver funkcióknak segíteni kell a felhasználókat abban, hogy minél gyorsabban végezhessék el feladataikat.

A kereskedelmi folyamatokat az árajánlattól kezdve a vevői rendelésen át a szállítólevélen legvégül a számlával lezárva egy tökéletes rendszer pontosan nyomon követi, az egymás utáni lépéseket  – árajánlat ki lett –e számlázva, vevői rendelést elvittek –e szállítólevélen, szállítólevél ki lett e számlázva, kiegyenlítve.